Mudahnya Mengurus Visa Kunjungan Bisnis Jepang

Assalamualaykum warrahmatullah wabarakatuh.
Konbanwa, minna san!
Alhamdulillah, sebulan yang lalu, tepat tanggal 22 Maret 2016, saya bisa berangkat ke Jepang untuk tujuan bisnis. Namun bukannya dengan tanpa halangan, pengurusan persiapannya benar-benar sangat panjang dan menelan sedikit emosi. Maklum, karena ini merupakan pengurusan passport dan visa untuk pertama kalinya.
Sebelum dapat mengajukan Visa kepada komjen Jepang, kita terlebih dahulu harus memiliki Passport. Kebetulan di tahun 2016, sudah terbit e-Passport atau electorin-Passport. Seperti yang kita tahu bahwa passport merupakan surat penyimpan informasi biometrik yang mengautentikasikan identitas seseorang. Jika di dalam negri, kita menggunakan KTP, maka identitas untuk di luar negri adalah passport. Hanya saja bedanya, e-passport telah dilengkapi dengan microprocessor chip (computer chip) dan antenna. Karena itulah kover buku passport dari e-passport lebih tebal dan menggunakan logo biometrik. Salah satu fungsi e-passport bagi kita yang sering sekali pergi ke Jepang adalah kita tidak perlu berulang kali mendaftarkan visa (Single Entry) jika bolak-balik pergi dan meninggalkan Jepang. Kemudian kita juga tidak perlu membayar biasa pembuatan visa alias gratis. Untuk passport biasa kita perlu merogoh koceh sebesar Rp 335 ribu, namun untuk sekali pengajuan visa Kunjungan sementara Jepang, kita perlu merogoh koceh sebesar Rp 330 ribu. Sedangkan untuk e-passport kita perlu merogoh koceh sebesar Rp 655 ribu, dan tidak perlu membayar biaya pengajuan visa. Untuk bagaimana mengajukan passport baik biasa dan elektronik, anda bisa kesini. Saya perlu mengingatkan bahwa bagi anda yang alamat KTP di luar Kantor Imigrasi pembuatan passport, anda perlu mencantumkan Surat Rekomendasi yang menjamin anda bahwa anda tidak akan menyalahgunakan data-data yang dipercayakan kantor imigrasi dan digunakan sebagaimana mestinya. Kebetulan saya beralamat KTP di Lumajang, Jawa Timur. Dan membuat passport di Kantor Imigrasi Kelas I - Jakarta Timur. Oleh karena tujuan saya ke Jepang kali ini untuk kunjungan bisnis, maka surat rekomendasi bisa dibuat oleh kantor tempat saya bekerja. Setelah semua surat lengkap dan beres, kemudian ada wawancara sedikit oleh pihak registrasi, anda hanya perlu mengikuti prosedur di Kantor Imigrasi dengan urut dan antri. Prosesnya hanya memakan waktu sehari. Namun, harus anda tahu bahwa pembuatan passport harus perlu mendaftar nomor antrian terlebih dahulu. Dan nomor antrian akan otomatis di-close oleh sistem terintegrasi yang ada di dalam Kanim pada pukul 09:00. Jadi saya sarankan agar anda sudah berada di Kanim sebelum jam tersebut. Karena untuk satu hari, jumlah pendaftar bisa mencapai ratusan orang dengan jumlah pengurus hanya sekitar 10 bilik saja.

Nah bagaimana dengan pengajuan visa Jepang?
Untuk proses sendiri sebenarnya tidak serumit dan selama pengurusan passport. Namun pengurusan visa tidak bisa sefleksibel passport. Pengurusan visa dilakukan di komjen atau kantor kedutaan Jepang, dan setiap daerah di Indonesia sudah dibagi kepada beberapa yurisdiksi. Jadi, tidak bisa sembarang kantor kedutaan bisa kita masuki untuk pengajuan visa.
Berikut adalah daftar yurisdiksi Konsulat Jendral Jepang di Indonesia:

1. Bagian Konsuler Kedutaan Jepang di Jakarta memiliki wilayah yurisdiksi Jakarta, Banten, Jawa Barat, Jawa Tengah, Yogyakarta, Kalimantan Tengah, Kalimantan Barat, Sumatera Selatan, Bangka Belitung, Bengkulu, Lampung.
2. Bagian Konsuler Kedutaan Jepang di Makasar memiliki wilayah yurisdiksi Sulawesi Utara, Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Selatan, Sulawesi Barat, Maluku Utara, Maluku, Papua (Irian Jaya), Papua Barat
3. Bagian Konsuler Kedutaan Jepang di Surabaya memiliki wilayah yurisdiksi Jawa Timur, Kalimantan Timur, Kalimantan Utara, Kalimantan Selatan
4. Bagian Konsuler Kedutaan Jepang di Denpasar memiliki wilayah yurisdiksi Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur 
5. Bagian Konsuler Kedutaan Jepang di Medan memiliki wilayah yurisdiksi Aceh Nangroe Darusalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Jambi, Riau, Kepulauan Riau

Jadi bagi kita yang kebetulan beralamat KTP di Surabaya kemudian berdomisili di Jakarta dan mengurus passport di Jakarta, tetap saja harus kembali ke tempat asal yurisdiksi untuk dapat mengajukan visa Jepang. Saya sendiri beralamat KTP di Lumajang (Jawa Timur), walaupun telah membuat passport di Kanim Kelas I Jakarta Timur, saya tetap harus pergi ke Kantor Konsulat Jendral Jepang yang berada di Surabaya. Jika penasaran anda boleh mencoba untuk tetap mengajuakan dengan alamat berbeda dari yurisdiksi yang sudah ditentukan, karena sampai kapanpun mereka tidak akan menerima permohonan anda. FYI saja bahwa Konjen Jepang sangat anti dengan penyogokan atau segala bentuk suap. Karena sepengalaman saya bahwa pengajuan visa bisa saja di tolak. Sistem pengajuan visa memang sedikit membingungkan, namun menurut saya ini sudah tidak se-membingungkan jaman dulu. Jika alamat KTP dan alamat Passport berbeda, maka sebelum dapat mengajukan visa, alamat passport harus dimutasi terlebih dahulu sesuai dengan alamat KTP, atau sebaliknya. Namun kita tidak perlu khawatir jika kita sangat kesusahan untuk mengurus visa di luar kota/provinsi/pulau, karena pengurusan visa dapat diwakilkan oleh orang lain, dengan syarat menyertakan surat kuasa atau Surat Tugas (jika keperluan bisnis). Pada kasus saya ini, saya meminta bantuan teman saya yang berdomisili di Surabaya untuk mengurus visa tersebut.

Adapun syarat untuk mengajukan visa kunjungan sementara untuk bisnis dapat dilihat disini. Dan lama pembuatan hanya memakan waktu 4 hari kerja.

Catatan lainnya yaitu jika anda ingin mengunjungi Jepang atau bahkan luar negri yang lain, anda harus telah benar-benar matang dalam perencanaan apa yang akan dilakukan disana dan dimana anda akan tinggal, karena pemerintah Jepang sangat teliti dan detil akan data yang kita ajukan. Namun tidak perlu khawatir, untuk template dokumen tambahan seperti jadwal perjalanan, surat undangan, mereka sangat fleksibel. Anda dapat mencari template-template yang sudah valid dan lolos di internet. Bagi anda yang dijamin segala biaya oleh perusahaan tempat anda bekerja, maka anda tidak perlu memberikan keterangan jumlah tabungan yang anda miliki, dan cukup meminta perusahaan tempat anda bekerja untuk membuatkan surat jaminan yang disertai dengan materai. Tetapi walau bagaimana, setelah anda sampai di terminal Bandara tempat pertama kali anda memasuki Jepang, anda akan tetap ditanya berapa banyak uang yang anda bawa. Pada saat itu saya hanya membawa sedikit uang dalam mata uang JPY sebesar 30.000 Y, sisanya saya membawa uang dalam mata uang IDR.